1. Wie is verantwoordelijk?
De verwerkingsverantwoordelijke is Shah Compliance Consultancy, handelend onder de naam KYC Helpdesk, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 88727904.
E-mail: contact@kyc-helpdesk.nl
2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Dit hangt af van uw contact met ons en van de eventuele adviesopdracht. Het kan gaan om uw naam, e-mailadres, telefoonnummer of andere contactgegevens, de inhoud van uw bericht en de correspondentie die daaruit volgt.
Als u een adviesopdracht met ons aangaat, kunnen daarnaast gegevens worden verwerkt die nodig zijn om uw vraag te begrijpen en de afgesproken begeleiding te leveren. Denk bijvoorbeeld aan informatie over een verzoek van uw bank, uw ondernemingsactiviteiten, inkomsten, transacties of de herkomst van middelen. Wij vragen alleen gegevens die voor de betreffende vraag of opdracht noodzakelijk zijn.
Het contactformulier is uitsluitend bedoeld voor algemene vragen en eerste contact. Stuur via dit formulier of gewone e-mail geen BSN, kopieën van identiteitsbewijzen, wachtwoorden, inloggegevens, bankafschriften of andere gevoelige financiële documenten. Er is op dit moment geen beveiligde uploadfunctie op de website. Als voor een opdracht documenten nodig zijn, spreken wij vooraf een passende en beveiligde manier van aanleveren af.
3. Waarvoor gebruiken wij uw gegevens?
- om uw vraag of contactverzoek te ontvangen, te beoordelen en te beantwoorden;
- om contact met u te onderhouden en, als u dat wenst, een voorstel te doen;
- om een overeenkomst voor te bereiden en uit te voeren en de afgesproken advieswerkzaamheden te verrichten;
- om de communicatie en administratie rond een opdracht bij te houden;
- om facturen op te stellen en te voldoen aan wettelijke verplichtingen;
- om de website, dienstverlening en beveiliging te beheren en te verbeteren.
4. Op welke grondslagen verwerken wij gegevens?
Wij verwerken persoonsgegevens wanneer dat noodzakelijk is om op uw verzoek maatregelen te nemen voordat een overeenkomst wordt gesloten of om een overeenkomst uit te voeren. Ook kunnen wij gegevens verwerken om te voldoen aan een wettelijke verplichting of vanwege een gerechtvaardigd belang, zoals het beantwoorden en administreren van zakelijke contacten en het beveiligen van onze dienstverlening. In dat laatste geval wegen wij uw privacybelangen mee. Wanneer een verwerking op toestemming is gebaseerd, kunt u die toestemming intrekken. Dat maakt de verwerking van vóór de intrekking niet met terugwerkende kracht onrechtmatig.
5. Met wie delen wij gegevens?
Wij verkopen uw persoonsgegevens niet. Voor zover dat nodig is om onze dienstverlening te laten werken, kunnen wij gebruikmaken van dienstverleners die persoonsgegevens namens ons verwerken, bijvoorbeeld voor websitehosting, e-mailverzending en bedrijfsadministratie. Met verwerkers maken wij waar vereist afspraken over de bescherming van persoonsgegevens. Wij verstrekken gegevens daarnaast aan bevoegde instanties als wij daartoe wettelijk verplicht zijn.
6. Contactformulier en e-mail
Wanneer u het contactformulier gebruikt, verwerken wij de gegevens die u invult, zoals uw naam, e-mailadres, onderwerp en bericht, om uw verzoek te behandelen. Voor het verzenden van berichten maken wij gebruik van Resend. Uw bericht wordt vervolgens afgeleverd op ons zakelijke e-mailadres: contact@kyc-helpdesk.nl.
Resend vermeldt dat persoonsgegevens die via de dienst worden verwerkt in de Verenigde Staten kunnen worden opgeslagen. Voor doorgifte vanuit de EER verwijst Resend naar de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie en het EU-VS Data Privacy Framework. Meer informatie vindt u in de privacyverklaring van Resenden de GDPR-informatie van Resend.
U kunt ook rechtstreeks mailen naar contact@kyc-helpdesk.nl. Houd er rekening mee dat gewone e-mail niet bedoeld is voor het versturen van gevoelige documenten. Stuur zulke documenten pas nadat wij met u een geschikte beveiligde aanlevermethode hebben afgesproken.
7. Hoe lang bewaren wij gegevens?
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor wij ze hebben ontvangen. Wij hanteren de volgende uitgangspunten:
- Algemene contactaanvragen: maximaal 6 maanden na het laatste contact, tenzij een vervolg of geschil een langere bewaring noodzakelijk maakt.
- Advies- en klantdossiers: maximaal 2 jaar na afronding van de opdracht, voor zover bewaring noodzakelijk is voor de dienstverlening, verantwoording of het behandelen van eventuele vragen of geschillen. Gegevens worden eerder verwijderd als ze niet meer nodig zijn en er geen wettelijke reden is om ze te bewaren.
- Financiële administratie: de wettelijke fiscale bewaartermijn. Voor de basisgegevens van de zakelijke administratie is dit doorgaans 7 jaar. Voor bepaalde gegevens kan een andere of langere termijn gelden.
Als gegevens onder een wettelijke bewaarplicht vallen, bewaren wij deze zolang die verplichting geldt. Na afloop verwijderen wij de gegevens of maken wij ze waar mogelijk onherleidbaar.
8. Hoe beveiligen wij gegevens?
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en onrechtmatige verwerking. Toegang tot gegevens wordt beperkt tot wat nodig is voor de uitvoering van de werkzaamheden. Wij vragen u zelf ook om niet meer gegevens te delen dan noodzakelijk. Omdat er nog geen beveiligde uploadfunctie op de website beschikbaar is, vragen wij u gevoelige documenten niet via het contactformulier of gewone e-mail te versturen.
9. Cookies en vergelijkbare technieken
De website kan cookies of vergelijkbare technieken gebruiken die noodzakelijk zijn voor het functioneren en beveiligen van de website. Als wij in de toekomst analytische of marketingcookies, advertentietracking of andere niet-noodzakelijke technieken inzetten, passen wij deze verklaring aan en vragen wij vooraf toestemming wanneer dat wettelijk vereist is. Raadpleeg de cookie-instellingen van uw browser voor het beheren of verwijderen van cookies.
10. Uw privacyrechten
U kunt, voor zover de AVG daarin voorziet, verzoeken om inzage, rectificatie, verwijdering of beperking van uw persoonsgegevens. Ook kunt u bezwaar maken tegen een verwerking of verzoeken om gegevensoverdraagbaarheid. Als een verwerking op toestemming berust, kunt u die toestemming intrekken.
Stuur uw verzoek naar contact@kyc-helpdesk.nl. Om te voorkomen dat wij gegevens aan de verkeerde persoon verstrekken, kunnen wij u vragen uw identiteit op een passende manier te bevestigen. U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
11. Wijzigingen
Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening, website of gegevensverwerking verandert. De meest actuele versie staat op deze website.
Laatste wijziging: 30 oktober 2026.